ΘΕΜΑ : “ΕΝΗΜΕΡΩΤΙΚΟ ΣΗΜΕΙΩΜΑ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΙ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ ΓΙΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ ΑΓΑΘΩΝ” ΟΡΘΗ ΕΠΑΝΑΛΗΨΗ
Αξιότιμοι,
Για την εκτέλεση Προμηθειών απαιτείται η τήρηση διαδικασιών όπως αυτές ορίζονται στο Κοινοτικό και στο Εθνικό Δίκαιο.
Το πρώτο βήμα στη διαδικασία προμηθειών είναι η δημιουργία ανάγκης προμήθειας μέσω αιτήματος (για έγκριση της δαπάνης) από την Οικονομική Υπηρεσία του Πανεπιστημίου.
Ανάλογα με το ύψος της δαπάνης ακολουθούνται και αντίστοιχες ενέργειες (τα παραστατικά που απαιτούνται για την εξόφληση της δαπάνης - ανάλογα με το ύψος της- έχουν καθοριστεί από τις Οικονομικές Υπηρεσίες στο υπ΄αριθμ. 3481/7-02-2011 έγγραφο τους) .
Τα χρηματικά όρια που καθορίζουν και τις διαδικασίες που θα ακολουθήσουμε διαμορφώνονται ως εξής :
ΑΠΕΥΘΕΙΑΣ ΑΝΑΘΕΣΗ :
Α) Για χρηματικό ποσό μέχρι 20.000 ευρώ ετησίως κατά κωδικό αριθμό είδους , (ΦΕΚ 1291-Τ. Β΄11-08-2010) δύναται η προμήθεια ή η υπηρεσία να εκτελεστεί με τη διαδικασία της (απ΄ ευθείας ανάθεσης) εφόσον έχει προηγηθεί σχετική έρευνα αγοράς.
Στην περίπτωση αυτή απαιτείται η συγκέντρωση τριώντουλάχιστον προσφορών από Προμηθευτές , -με υπογραφή και σφραγίδα της εταιρείας -(οι οποίες και θα πρέπει να έχουν πρωτόκολλο –πάνω από 2.500,00 ευρώ άνευ Φ.Π.Α ) .
Τα δικαιολογητικά που απαιτούνται για περιπτώσεις απευθείας αναθέσεων έχουν ήδη συμπεριληφθεί στο υπ΄ αριθμ 3481/7-02-2011 σχετικό έγγραφο από τις Οικονομικές Υπηρεσίες .
Παρακάτω ακολουθεί ανάλυση για τις περιπτώσεις διενέργειας Διαγωνισμών.
ΠΡΟΧΕΙΡΟΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΣ :
Β) Για χρηματικό ποσό από 20.0000 ευρώ (άνευ Φ.Π.Α ) μέχρι 60.000 ευρώ (άνευ Φ.Π.Α) ετησίως κατά κωδικό αριθμό είδους, (ΦΕΚ 1291-Τ. Β΄11-08-2010) η προμήθεια θα εκτελεστεί με τη διαδικασία του πρόχειρου διαγωνισμού, στην περίπτωση αυτή απαιτούνται συνοπτικά οι εξής διαδικασίες:
1)Έλεγχος της πίστωσης που υπάρχει για το συγκεκριμένο υλικό/προμήθεια στον εγκεκριμένο προϋπολογισμό του Ιδρύματος.
2) Έρευνα αγοράς και πλήρη σύνταξη τεχνικών προδιαγραφών υπογεγραμμένες από τον αρμόδιο συντάκτη και τον Πρόεδρο του αντίστοιχου τμήματος.
Κατόπιν το τμήμα εισηγείται στο αρμόδιο όργανο – Πρυτανικό Συμβούλιο του Πανεπιστημίου Πελοποννήσου - για την έγκριση της δαπάνης , τον ορισμό 3μελούς Επιτροπής Διενέργειας κ Αξιολόγησης του Διαγωνισμού με τουλάχιστον 2 αναπληρωματικά μέλη (εκτός αν είναι ετήσια η επιτροπή), το κριτήριο κατακύρωσης του αναδόχου, τον ορισμό 3 μελούς Επιτροπής Ενστάσεων με διαφορετικά μέλη από αυτά της επιτροπής Διενέργειας κ Αξιολόγησης και τέλος τον ορισμό Επιτροπής Παραλαβής.
Τα παραπάνω στοιχεία κοινοποιούνται στο Τμήμα Προμηθειών προκειμένου να ξεκινήσουν οι διαδικασίες διαγωνισμού
2) Προκήρυξη - Διεξαγωγή Διαγωνισμού (Διεξαγωγή από το Τμήμα Προμηθειών εφόσον έχουν αποσταλεί εγγράφως και ηλεκτρονικά οι τεχνικές προδιαγραφές και η αντίστοιχη απόφαση του Πρυτανικού Συμβουλίου για έγκριση της δαπάνης ορισμό της Επιτροπής Διενέργειας και Αξιολόγησης κ.λπ ).
HAνακοίνωση του διαγωνισμού αναρτάται στη «Διαύγεια» και στο siteτου Πανεπιστημίου προκειμένου να λάβουν γνώση οι ενδιαφερόμενοι.
3)Στη συνέχειαπραγματοποιείται το άνοιγμα δικαιολογητικών σε ημερομηνία που ορίζεται από τη διακήρυξη και ακολουθεί το άνοιγμα των τεχνικών ή οικονομικών προσφορών ανάλογα με το κριτήριο του διαγωνισμού (χαμηλότερη τιμή ή η πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά) .
Οι ανωτέρω ενέργειες της Επιτροπής καταγράφονται στα Πρακτικά του Διαγωνισμού και αποτελούν πρόταση προς το αρμόδιο όργανο(Πρυτανικό Συμβούλιο του Πανεπιστημίου Πελοποννήσου) προκειμένου να εγκριθούν και να καθορίσουν την εξέλιξη της πορείας του Διαγωνισμού.
4) Έγκριση Πρακτικού από το Πρυτανικό Συμβούλιο με έκδοση σχετικής απόφασης κατακύρωσης της προμήθεια και ορισμό αναδόχου . Η Απόφαση κατακύρωσης πρέπει να είναι αναρτημένη στη «Διαύγεια»
5) Κοινοποίηση της απόφασης στον ανάδοχο προμηθευτή και υπογραφή σύμβασης .
Η σύμβαση πρέπει να είναι πρωτοκολλημένη και να έχει αναρτηθεί στη «Διαύγεια» και στο siteτου Πανεπιστημίου.
6) Η Παράδοση του υπό προμήθεια υλικού πιστοποιείται με τη σύνταξη πρακτικών παραλαβής υλικών και αποδείξεων Α (εφόσον πρόκειται για πάγιο εξοπλισμό).
Συγκεκριμένα : α) Πρακτικού προσωρινής παραλαβής (εφόσον απαιτείται από τη φύση του αντικειμένου) καθώς και πρακτικού οριστικής παραλαβής (εφόσον υπάρχει πρακτικό προσωρινής παραλαβής) ή β) Πρωτόκολλο παραλαβής .
Επισημαίνεται ότι: Πριν ξεκινήσουν οι διαδικασίες διαγωνισμού πρέπει το σχετικό αίτημα να έχει αποσταλεί στις Οικονομικές Υπηρεσίες προκειμένου να δεσμευθεί η δαπάνη.
TAKTIKOΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΣ :
Γ) Για χρηματικό ποσό από 60.0000 ευρώ (άνευ Φ.Π.Α)μέχρι 193.000,00 ευρώ (άνευ Φ.Π.Α) ετησίως κατά κωδικό αριθμό είδους, η προμήθεια θα εκτελεστεί με τη διαδικασία του Τακτικού ανοικτού ή κλειστού διαγωνισμού. Στην περίπτωση αυτή απαιτούνται συνοπτικά οι εξής διαδικασίες:
1)Έλεγχος της πίστωσης που υπάρχει για το συγκεκριμένο υλικό/προμήθεια στον εγκεκριμένο προϋπολογισμό του Ιδρύματος.
2) Έρευνα αγοράς και πλήρη σύνταξη τεχνικών προδιαγραφών υπογεγραμμένες από τον αρμόδιο συντάκτη και τον Πρόεδρο του αντίστοιχου τμήματος.
Κατόπιν το τμήμα εισηγείται στο αρμόδιο όργανο – Πρυτανικό Συμβούλιο του Πανεπιστημίου Πελοποννήσου - για την έγκριση της δαπάνης , τον ορισμό 3μελούς Επιτροπής Διενέργειας κ Αξιολόγησης του Διαγωνισμού με τουλάχιστον 2 αναπληρωματικά μέλη (εκτός αν είναι ετήσια η επιτροπή), το κριτήριο κατακύρωσης του αναδόχου, τον ορισμό 3 μελούς επιτροπής ενστάσεων με διαφορετικά μέλη από αυτά της επιτροπής Διενέργειας κ Αξιολόγησης και τέλος τον ορισμό Επιτροπής Παραλαβής.
Τα παραπάνω στοιχεία κοινοποιούνται στο Τμήμα Προμηθειών προκειμένου να ξεκινήσουν οι διαδικασίες διαγωνισμού
3) Δημοσίευση περίληψηςστον Ημερήσιο Ελληνικό Τύπο και ΦΕΚ ( 30 ημέρες πριν τη διενέργεια του διαγωνισμού ) διεξαγωγή από το Τμήμα Προμηθειών εφόσον έχουν αποσταλεί εγγράφως και ηλεκτρονικά οι τεχνικές προδιαγραφές και η αντίστοιχη απόφαση του Πρυτανικού Συμβουλίου για έγκριση της δαπάνης και ορισμός της Επιτροπής Διενέργειας).
Δημοσίευση περίληψη στο helpdeskκαι στη «Διαύγεια»
4) Αναλυτική διακήρυξη με τους όρους του διαγωνισμού.( Τμήμα Προμηθειών)
5) Στη συνέχειαπραγματοποιείται το άνοιγμα δικαιολογητικών σε ημερομηνία που ορίζεται από τη διακήρυξη καθώς και το άνοιγμα των τεχνικών προσφορών –τεχνική αξιολόγηση.
6)Σύνταξη πρακτικού τεχνικής Αξιολόγησης (Α΄φάση) από την Επιτροπή Διενέργειας και Αξιολόγησης και αποστολή του από το Τμήμα Προμηθειών στο Πρυτανικό Συμβούλιο για έγκριση.
7) Απόφαση Πρυτανικού Συμβουλίου περί τεχνικής Αξιολόγησης –Ενημέρωση συμμετεχόντων προμηθευτών.
8) Απάντηση σε τυχόν ενστάσεις ή προσφυγές.
9) Αποστολή πρόσκλησης σε Προμηθευτές που δεν αποκλείστηκαν από το προηγούμενο στάδιο (τεχνική αξιολόγηση) καθώς και σε Επιτροπή Διενέργειας και Αξιολόγησης για άνοιγμα των Οικονομικών προσφορών
10) Άνοιγμα οικονομικών προσφορών, σύνταξη πρακτικού οικονομικής Αξιολόγησης που αποτελεί πρόταση της Επιτροπής Διενέργειας και Αξιολόγησης για ορισμό προσωρινού Αναδόχου .
11) Απόφαση Πρυτανικού περί έγκρισης του Πρακτικού οικονομικής Αξιολόγησης και ορισμός προσωρινού αναδόχου.
12) Ανακοίνωση κατακύρωσης στην εταιρεία και αναμονή προσκόμισης δικαιολογητικών κατακύρωσης .
13) Πρακτικό Επιτροπής Διενέργειας και Αξιολόγησης περί ελέγχου δικαιολογητικών Κατακύρωσης.
14) Έγκριση Πρακτικού Δικαιολογητικών Κατακύρωσης από το Πρυτανικό Συμβούλιο με έκδοση σχετικής απόφασης κατακύρωσης της προμήθειας και ορισμός αναδόχου . Η Απόφαση κατακύρωσης πρέπει να είναι αναρτημένη στη «Διαύγεια».
15) Απάντηση σε τυχόν ενστάσεις ή προσφυγές.
16) Κοινοποίηση της απόφασης στον ανάδοχο προμηθευτή και υπογραφή σύμβασης . Η σύμβαση πρέπει να είναι πρωτοκολλημένη να έχει αναρτηθεί στη «Διαύγεια» και στο siteτου Πανεπιστημίου.
17) Η Παράδοση του υπό προμήθεια υλικού πιστοποιείται με τη σύνταξη πρακτικών παραλαβής υλικών και αποδείξεων Α (εφόσον πρόκειται για πάγιο εξοπλισμό).
Συγκεκριμένα : α) Πρακτικού προσωρινής παραλαβής (εφόσον απαιτείται από τη φύση του αντικειμένου) καθώς και πρακτικού οριστικής παραλαβής (εφόσον υπάρχει πρακτικό προσωρινής παραλαβής) ή β) Πρωτόκολλο παραλαβής .
ΔΙΕΘΝΕΙΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΙ :
Δ) Για χρηματικό ποσό από 193.000,00 ευρώ (άνευ Φ.Π.Α) ετησίως κατά κωδικό αριθμό είδους, η προμήθεια θα εκτελεστεί με τη διαδικασία του διεθνούς διαγωνισμού .
Στην περίπτωση αυτή έχει εφαρμογή, εκτός από το Εθνικό και το Κοινοτικό Δίκαιο.
Η κυριότερη διαφορά είναι ότι πραγματοποιείται δημοσίευση περίληψης της διακήρυξης στην επίσημη εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Κοινότητας (simap) η οποία πρέπει να προηγείται από τη δημοσίευση στον ελληνικό τύπο. (η δημοσίευση δεν μπορεί να είναι μικρότερη των 52 ημερών από την ημερομηνία δημοσίευσης στην επίσημη εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Κοινότητας (simap).
Oι υπόλοιπες διαδικασίες περιγράφονται παραπάνω (ΤΑΚΤΙΚΟΣ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΣ)
Ανακεφαλαιώνοντας, λεπτομέρειες για τη διαδικασία διενέργειας διαγωνισμών αναφέρονται στην εκάστοτε προκήρυξη καθώς και για τη διαδικασία παραλαβής των αντίστοιχων υλικών στην εκάστοτε σύμβαση.
Περαιτέρω πληροφορίες δίδονται από το Τμήμα Προμηθειών που εφαρμόζει τις διατάξεις του Π.Δ 118/07 περί κανονισμού Προμηθειών Δημοσίου όπως κοινοποιήθηκε με τις επισημάνσεις από το Υπουργείο Ανάπτυξης –Γενική Γραμματεία Εμπορίου –Γενική Δ/νση Κρατ. Προμηθειών και κρίνεται αναγκαία για αποφυγή λαθών η συνεργασία των τμημάτων με το Τμήμα Προμηθειών
Mε εκτίμηση.
Για το Τμήμα Προμηθειών
ΤΣΩΚΟΥ ΒΑΣΙΛΙΚΗ