Για την εύρυθμη λειτουργία  της Οικονομικής Υπηρεσίας  και με αφορμή την υποχρεωτική  συμμετοχή μας στην Διαύγεια θα θέλαμε  να σας ενημερώσουμε για τα ακόλουθα και  θα παρακαλούσαμε  για την τήρηση και εφαρμογή τους.

1.       Τα αιτήματά σας πρέπει να προηγούνται της δαπάνης και φυσικά θα εκτελούνται αφού πάρουν θετική έγγραφη  απάντηση από την οικονομική  υπηρεσία,

2.       αιτήματα για τα οποία απαιτούνται  αποφάσεις πρυτανικών αρχών θα έρχονται στη οικονομική υπηρεσία προς έγκριση συνοδευμένα από την απαραίτητη απόφαση

3.       αιτήματα από 5.000,00ευρω και πάνω καθαρή αξία απαιτείται απόφαση των Πρυτανικών αρχών

ΑΙΤΗΜΑΤΑ ΓΙΑ ΤΑ ΟΠΟΙΑ ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ ΑΠΟΦΑΣΗ ΑΝΕΞΑΡΤΗΤΑ TOYΠΟΣΟΥ

·         αιτήματα εκδηλώσεων (π.χ. ηχητικά  ,προσκλήσεις…κ.α.)

·         αιτήματα για εκπαιδευτικές εκδρομές(σύμβαση εις τριπλούν ανεξαρτήτως ποσού)

·         πραγματοποίηση συνεδριών (απαγορεύεται να πραγματοποιείται το συνέδριο  πριν την έγκριση της οικονομικής υπηρεσίας ή να αποστέλλεται  στην οικονομική αφού γίνει)

·         ανταλλαγές φοιτητών

·         υγειονομική περίθαλψη (για την συγκεκριμένη δαπάνη θα υποβάλλεται αίτημα από αυτόν που  διεκπεραιώνει τα υγειονομικά )

     ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΘΕΤΙΚΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΑΠΑΙΤΟΥΝΤΑΙ ΤΑ ΑΚΟΛΟΥΘΑ

ΓΙΑ ΔΑΠΑΝΕΣ  ΈΩΣ 2.500,00 ευρώ (καθαρή αξία)

·         φορ/κη  ενημ/τα για καθαρή αξία 1500,00ευρω και πάνω

·         παραστατικό συνοδευμένο από πρωτόκολλο ποσοτ/κης παρ/βης ή βεβαίωση καλής εκτέλεσης ανάλογα την περίπτωση

           ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΘΕΤΙΚΗ ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΑΠΑΙΤΟΥΝΤΑΙ ΤΑ ΑΚΟΛΟΥΘΑ

ΔΑΠΑΝΕΣ ΑΠΟ 2.500,00  ΈΩΣ 4.999,99 ευρώ (καθαρή αξία)

·         προσφορές 3 πρωτοκολ/νη+ πρακτικό αξιολόγησης

·         σύμβαση  πρωτοκολ/νη (3 φορές)

·         ανάρτηση σύμβασης σε siteκαι στην διαύγεια (σε συνεννόηση με το τμήμα προμηθειών -η σύμβαση προηγείται του  τιμολογίου)

·         ασφ/κη  ενημ/τα για καθαρή αξία 3000,00ευρω και πάνω

·         φορ/κη  ενημ/τα για καθαρή αξία 1500,00ευρω και πάνω

·         παραστατικό συνοδευμένο από πρωτόκολλο ποσοτ/κης παρ/βης ή βεβαίωση καλής εκτέλεσης ανάλογα την περίπτωση

ΔΑΠΑΝΕΣ ΑΠΟ 5.000,00ΕΥΡΩ ΈΩΣ 20.000,00 ευρώ (καθαρή αξία)

·         απόφαση πρυτανικών αρχών (η οποία έχει επισυναφθεί με το αίτημα)

·         ανακοίνωση

·         προσφορές και πρακτικό αξιολ/σης  πρωτοκ/μενα

·         βεβαίωση ανάρτησης της ανακοίνωσης  στο ΚΕΣΑΠΤ  για τουλάχιστον 1 εβδομάδα

·         σύμβαση πρωτοκολ/νη (3 φορές  )

·         ανάρτηση σύμβασης σε siteκαι διαύγεια (σε συνεννόηση με το τμήμα προμηθειών -η σύμβαση προηγείται του  τιμολογίου)

·         ασφ/κη  ενημ/τα για καθαρή αξία 3000,00ευρω και πάνω

·         φορ/κη  ενημ/τα για καθαρή αξία 1500,00ευρω και πάνω

·         παραστατικό συνοδευμένο από πρωτόκολλο ποσοτ/κης παρ/βης ή βεβαίωση καλής εκτέλεσης ανάλογα την περίπτωση

ΔΑΠΑΝΕΣ ΑΠΟ 20.000,00ΕΥΡΩ ΈΩΣ 60.000,00 ευρώ (καθαρή αξία)

διαδικασία πρόχειρου διαγωνισμού (ενημερώνεστε από τμήμα προμηθειών για την πλήρη διαδικασία)

·         απόφαση πρυτανικών αρχών (η οποία έχει επισυναφθεί με το αίτημα)

·         ανακοίνωση

·         προσφορές  και πρακτικό αξιολ/σης  πρωτοκ/μενα

·         απόφαση κατακύρωσης

·         βεβαίωση ανάρτησης της ανακοίνωσης  στο ΚΕΣΑΠΤ  για τουλάχιστον 1 εβδομάδα

·         σύμβαση  πρωτοκολ/νη (3 φορές)

·         ανάρτηση σύμβασης σε site μετά την υπογραφή (η σύμβαση προηγείται του  τιμολογίου)

·         ασφ/κη  ενημ/τα για καθαρή αξία 3000,00ευρω και πάνω

·         φορ/κη  ενημ/τα για καθαρή αξία 1500,00ευρω και πάνω

·         παραστατικό συνοδευμένο από πρωτόκολλο ποσοτ/κης παρ/βης ή βεβαίωση καλής εκτέλεσης ανάλογα την περίπτωση

ΔΑΠΑΝΕΣ ΑΠΟ 60.000,00ΕΥΡΩ και πάνω (καθαρή αξία)

διαδικασία ανοιχτού- κλειστού  διαγωνισμού (ενημερώνεστε από τμήμα προμηθειών για την πλήρη διαδικασία)

·         απόφαση πρυτανικών αρχών (η οποία έχει επισυναφθεί με το αίτημα)

·         ανακοίνωση

·         προσφορές  και πρακτικό αξιολ/σης  πρωτοκ/μενα

·         βεβαίωση ανάρτησης της ανακοίνωσης  στο ΚΕΣΑΠΤ  για τουλάχιστον 1 εβδομάδα

·         σύμβαση  πρωτοκολ/νη (3 φορές)

·         ανάρτηση σύμβασης σε siteκαι διαύγεια (σε συνεννόηση με το τμήμα προμηθειών -η σύμβαση προηγείται του  τιμολογίου)  

·         ασφ/κη  ενημ/τα για καθαρή αξία 3000,00ευρω και πάνω

·         φορ/κη  ενημ/τα για καθαρή αξία 1500,00ευρω και πάνω

·         παραστατικό συνοδευμένο από πρωτόκολλο ποσοτ/κης παρ/βης ή βεβαίωση καλής εκτέλεσης ανάλογα την περίπτωση

ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

1.       η αποστολή των δικαιολογ/κων απαιτείται να γίνεται το αργότερα εντός 10 ημερών από την ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου   (φροντίστε να ορίζεται επιτροπές άτομα εύκολης πρόσβασης  έτσι ώστε  να μην καθυστερείτε  την αποστολή τους  στο λογιστήριο)  

ΣΕ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΕΛΛΕΙΨΗΣ ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΩΝ  ΔΕΝ ΘΑ ΤΑ ΣΤΕΛΝΕΤΕ ΕΛΛΕΙΠΗ   ΔΙΟΤΙ ΘΑ ΕΠΙΣΤΡΕΦΟΝΤΑΙ

2.       παραστατικά παγίων δαπανών (π.χ  καθαριότητα ,σίτιση ,στέγαση,  πετρέλαιο θέρμανσης –κίνησης ) να αποστέλλονται στο λογιστήριο το πρώτο 5μερο του επόμενου μήνα για τον  προηγούμενο

3.       παραστατικά  πετρελαίου  θέρμανσης άμεση αποστολή στο λογ/ριο (παρατηρείται έντονη καθυστέρηση)

4.       εάν έχετε προμήθεια από εξωτερικό, το τιμολόγιο  πρέπει να αποστέλλετε στο λογιστήριο  εντός του μήνα έκδοσης  διότι πρέπει να δηλώνεται η ενδοκοινοτική συναλλαγή  στη Δ.Ο.Υ.

5.       οι  συμβάσεις και οι αποφάσεις δεν μπορούν να έχουν αναδρομική ισχύ

6.       οι φορ/κες –ασφ/κες ενημ/τες πρέπει να έχουν ένα εύρος λήξης τουλάχιστον  1 μήνα  από την έκδοση του τιμολογίου και την αποστολή τους στο λογιστήριο

7.       τα υπηρεσιακά σημειώματα των επιταγών να  εκτελούνται και να αποστέλλονται άμεσα στο λογιστήριο    

8.         αιτήματα  για τα οποία παρέρχονται 2 μήνες από την έγκριση τους  και είναι σε εκκρεμότητα λόγω μη αποστολής των απαραίτητων δικαιολογητικών θα ακυρώνονται (εκτός ιδιαιτέρων περιπτώσεων για τοις οποίες θα έχουμε ενημερωθεί εκ των προτέρων (π.χ. μετακινήσεις ,συνέδρια)

9.        για αναλυτική διαδικασία προμηθειών θα ενημερώνεστε από το σχετ. εγγρ. του τμήματος προμηθειών με αριθμ. πρωτ. 3482/07/02/2011

Στην διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση.-